Functies
Atomis bestaat uit 2 componenten:
- het computerprogramma Atomis
- een module 'Nadere toegangen' die aan AtoM wordt toegevoegd
Atomis
Functionaliteiten
Atomis heeft als kernfunctionaliteiten:
- het bewerken van archiefbeschrijvingen
- het controleren en het corrigeren van archiefbeschrijvingen:
- structuur van het werkblad
- verplichte velden
- geldige invoerwaarden
- het omzetten van archiefbeschrijvingen en authority records in MS Excel formaat (97-2003, 2007-2010) naar EAD of EAC, zodat dit eenvoudig kan opgeladen worden in AtoM
- het geautomatiseerd importeren van EAD- en/of EAC-documenten in AtoM
- het geautomatiseerd opladen van digitale afbeeldingen in AtoM
- het aanmaken en het watermerken van raadplegingskopieën
- het genereren en het documenteren van de technische metadata
- het koppelen met archiefbeschrijvingen
- het opladen naar de webserver (via FTP of sFTP)
- het beheren van het archievenoverzicht en de ISAD(G)-fiches in AtoM
- het bijhouden van lijsten met geldige invoerwaarden voor ISAD(G)-velden, archiefvormers, persoonsnamen, onderwerpen en locaties
- het opsporen van dubbele lemma bij de actoren, onderwerpen en plaatsnamen
- het zoeken naar archiefbeschrijvingen in AtoM
- het geautomatiseerd vervangen van waarden in archiefbeschrijvingen in AtoM
- het aanmaken, het beheren en het bijvullen van nadere toegangen (zie verder)
- het beheren van het analoge depot:
- het samenstellen van een plaatsingslijst
- het opzoeken van dooslocaties en -inhoud
- het registreren van de verpakkingsdata, de status 'Te schonen', de status 'Te Beschrijven' en het aantal beschikbare centimeter per doos
- het opzoeken van archiefdozen en doosgegevens
- het koppelen van archiefdozen en inventarisnummers
Atomis is een work-in-progress. In samenspraak met gebruikers worden de functionaliteiten voortdurend bijgewerkt en uitgebreid. Zo bouwen we momenteel in Atomis de nodige schermen voor de module 'Nadere toegangen'.
Hoe werkt Atomis?
Bekijk één van de volgende filmpjes om de werking van Atomis beter te leren kennen:
- het controleren en het corrigeren van archiefbeschrijvingen
- het bewerken van archiefbeschrijvingen
- het omzetten naar EAD
- het beheren van actoren in ISAAR (archiefvormers en persoonsnamen)
- het beheren van het archievenoverzicht en ISAD(G)-fiches
- het opladen van digitale objecten
AtoM-module: Nadere toegangen
Wat?
De meeste archieven bevatten enkele grote reeksen, zoals notulen, besluiten, bouwdossiers, personeelsdossiers, facturen, contracten, enz. Deze archiefbestanddelen kunnen beschreven worden met de archiefstandaarden ISAD(G), ISAAR(cpf) en ISDF. Dit is echter niet altijd de efficiëntste wijze om grote hoeveelheden bestanddelen te beschrijven: de mapping van de specifieke beschrijvingsvelden voor deze dossiers naar archiefstandaarden is niet evident en is niet altijd gebruiksvriendelijk. Anders gezegd: ISAD(G) heeft geen geschikte velden voor bijvoorbeeld straatnaam, huisnummer, postcode, enz., velden die je bij het beschrijven van bouwdossiers eigenlijk wel nodig hebt. Ook de presentatie van deze beschrijvingen in het hiërarchische archievenoverzicht is door de grote hoeveelheid beschrijvingen niet zo overzichtelijk.
Om hier een oplossing voor aan te bieden voegen we een nieuwe module aan AtoM toe: een module om met nadere toegangen te werken. In een nadere toegang bepaal je zelf welke velden je voor het beschrijven van de bestanddelen wil gebruiken. Per reeks kun je een andere nadere toegang met eigen velden gebruiken. De nadere toegang koppel je aan de ISAD(G)-beschrijving voor de reeks. Je kan in het AtoM-menu ook een rechtstreekse link naar de nadere toegang plaatsen. Dit laatste doe je bijvoorbeeld voor veel gebruikte nadere toegangen.
Hoe werkt het?
Het zoeken in een nadere toegang doe je in de webinterface van AtoM. Dit gebeurt via de nieuwe module en het bijhorende dynamische zoekformulier. De gebruiker bouwt hierin zijn eigen query. Het aanmaken en het beheren van de nadere toegang doet de archivaris met behulp van Atomis. In Atomis legt de archivaris vast:
- de naam, de omschrijving en de publicatiestatus van de nadere toegang
- uit welke velden de nadere toegang bestaat
- welke velden beschikbaar zijn in het zoekformulier
- welke velden worden getoond in het zoekresultaat
Deze nadere toegangen bieden ook een oplossing voor beschrijvingen die (nog) niet mogen worden gepubliceerd (bijv. wegens bescherming van de persoonlijke levenssfeer). Door gebruik te maken van het veld 'Publiceren_vanaf' kunnen alle beschrijvingen in dezelfde toegang worden bewaard. Hierdoor worden afzonderlijke toegangen met niet-openbare beschrijvingen overbodig en vermijd je dat beschrijvingen telkens moeten worden overgezet van een niet-openbare toegang naar een openbare toegang.
Voorbeelden
De module 'Nadere toegangen' is toegevoegd aan onze speel- en deelimplementatie van AtoM. In ons voorbeeld zijn twee items aan het hoofdmenu toegevoegd:
- Nadere toegangen: een link naar het overzicht met beschikbare nadere toegangen
- Bouwdossiers: een rechtstreekse link naar een veel gebruikte toegang
Twee voorbeelden van nadere toegangen zijn beschikbaar:
- een toegang voor bouwdossiers
- een toegang voor krantenknipsels